Witaj!

Trafiłeś na bloga o biznesie. Mam nadzieję, że zamieszczane tutaj artykuły Ci się spodobaja i zosaniesz tutaj na dłużej!
Zapraszam też do aktywnego komentoania pod postami.

Witaj!

Trafiłeś na bloga o biznesie. Mam nadzieję, że zamieszczane tutaj artykuły Ci się spodobaja i zosaniesz tutaj na dłużej!
Zapraszam też do aktywnego komentoania pod postami.

Witaj!

Trafiłeś na bloga o biznesie. Mam nadzieję, że zamieszczane tutaj artykuły Ci się spodobaja i zosaniesz tutaj na dłużej!
Zapraszam też do aktywnego komentoania pod postami.

Witaj!

Trafiłeś na bloga o biznesie. Mam nadzieję, że zamieszczane tutaj artykuły Ci się spodobaja i zosaniesz tutaj na dłużej!
Zapraszam też do aktywnego komentoania pod postami.

Witaj!

Trafiłeś na bloga o biznesie. Mam nadzieję, że zamieszczane tutaj artykuły Ci się spodobaja i zosaniesz tutaj na dłużej!
Zapraszam też do aktywnego komentoania pod postami.

 

Przesyłanie kopii

Żyjemy w czasach, kiedy Internet to niemal codzienność. Z komputera i sieci korzystamy każdego dnia. Wszystkie przedsiębiorstwa są zinformatyzowane. Czasami korzystanie z Internetu to najprostszy sposób na to, by przesłać określony dokument. A takich dokumentów mamy bardzo dużo. W dzisiejszych czasach skanowanie dokumentów Katowice to codzienność, to obowiązek. Bywa, ze nie można pozwolić sobie na to, by nie zeskanować dokumentu, który wpłynął do firmy. Często takie kopie przesyłane są do innych pracowników, kierowników. Nie trzeba wychodzić z biura, nie trzeba dokumentów wysyłać pocztą, by określona osoba je zobaczyła, by mogła je przeanalizować. Wystarczy tylko wykonać skan i wysłać go za pośrednictwem poczty elektronicznej. Cała taka operacja zajmuje nam zaledwie kilka minut. Bardzo ułatwia to pracę w biurze, ale również i komunikację pomiędzy pracownikami czy szefami. Warto wykorzystywać takie nowoczesne rozwiązania. Niektórzy nie wyobrażają sobie pracy bez komputera, Internetu, skanera.

Share on FacebookShare on Google+Tweet about this on TwitterShare on LinkedIn

Rodzaje dokumentów

W biurze mamy całe mnóstwo dokumentów. Niektóre z nich to dokumenty standardowe, powszechne, z którymi każdy z nas się spotkał, które każdy z nas kiedyś widział na oczy. Są to oczywiście różnego rodzaju zaświadczenia, umowy, faktury, paragony, rachunki. W sekretariatach firm przechowuje się również i inne, mniej znane, mniej standardowe dokumenty czy też blankiety. Takie poświadczenia czy druki wpływają nieco rzadziej, czasami sporadycznie. Trzeba jednak posegregować je w odpowiedni sposób, czasami konieczne jest także i skanowanie dokumentów Katowice. O tym, gdzie dokumenty się znajdują, w którym miejscu są położone wie osoba, która prowadzi biuro. Taki sekretariat to miejsce jej pracy. To ona panuje nad ładem i porządkiem w tym miejscu. To ona najlepiej wie, jak i gdzie szukać konkretnych umów czy zaświadczeń. Dlatego też jeżeli kierownik czy właściciel firmy potrzebuje kopii jakiś dokumentów udaje się właśnie do sekretariatu i prosi panią sekretarkę czy pracownika biura o pomoc, o odnalezienie takich papierów.

Share on FacebookShare on Google+Tweet about this on TwitterShare on LinkedIn

Segregacja dokumentów

W sekretariatach czy biurach znajduje się mnóstwo różnych dokumentów. Wszystkie one są bardzo potrzebne. Czasami niektóre z nich oglądamy czy rozliczamy tylko raz, po czym odkładamy na odpowiednie miejsce. Mimo, iż nie są one już potrzebne trzeba je przechowywać przez określony czas. Jest to wymóg i obowiązek. Niektóre dokumenty trzeba przechowywać przez cały czas, nie można ich zniszczyć czy wyrzucić. Są to na przykład umowy o pracę pracowników pracujących w firmie. Bardzo często odbywa się skanowanie dokumentów Katowice. Wszystkie takie umowy muszą być posegregowane. Zazwyczaj układane są w odpowiednich koszulkach i wpinane do segregatorów. Ważne, by takie segregatory były opisane. Sekretarka nie musi zaglądać do każdego z osobna, by sprawdzić, co się w nich mieści. Wystarczy tylko, ze przeczyta informację napisaną na grzbiecie takiego segregatora. Każda osoba pracująca w biurze musi dokładnie orientować się, gdzie co jest, gdzie ułożone są określone dokumenty, umowy. To ona dba o porządek i ład w biurze.

Share on FacebookShare on Google+Tweet about this on TwitterShare on LinkedIn

Skanowanie dokumentów

Skanowanie dokumentów jest banalnie proste. Oczywiście na początku każdy z nas może mieć problemy. Musimy przecież zapoznać się z programem skanującym, musimy dowiedzieć się, jak działa skaner. Po kilku próbach skanowania – czasami nieudanych dochodzimy do wprawy, zdobywamy doświadczenie. Wiemy już na czym polega skanowanie dokumentów Katowice, wiemy, jak się to robi. Praca ta idzie nam coraz szybciej. Jeżeli jakieś zadania wykonujemy codziennie nabieramy wprawy w działaniu. Robimy to coraz szybciej, stajemy się specjalistami. A przecież specjalistami możemy być również w skanowaniu. Potrzebujemy tylko trochę czasu, trochę doświadczenia. Jeśli pracujemy w biurze, w sekretariacie wówczas koniecznie musimy nauczyć się skanować. Czasami dokumenty skanujemy rzadko, raz na jakiś czas, czasami robimy to nawet codziennie. Wszystko zależy od specyfiki firmy, branży, w jakiej działa i oczywiście od technik pracy stosowanych w biurze. Każda sekretarka ma bowiem swoje zadania, swój styl pracy, jaki stosuje od lat.

Share on FacebookShare on Google+Tweet about this on TwitterShare on LinkedIn

Układanie dokumentów

W biurze wszystkie dokumenty muszą być ułożone bardzo starannie i dokładnie. Pracownicy pracujący w określonym miejscu – w biurze czy sekretariacie doskonale powinni się orientować, gdzie co jest, jak znaleźć określone umowy, faktury, zaświadczenia. Dlatego też praca w biurze jest bardzo specyficzna. Powinna opierać się przede wszystkim na porządku i dokładności. W sekretariacie nie może panować chaos. Nawet poszczególne kupki dokumentów ułożone na biurku powinny być usystematyzowane. Układaniem takich dokumentów zajmuje się sekretarka i to ona prowadzi biuro, sekretariat, kancelarię. To ona doskonale wie, na czym polega skanowanie dokumentów Katowice, wie, jak to się robi i gdzie przechowuje zeskanowanie zaświadczenia. Znalezienie tych odpowiednich, potrzebnych w danej chwili zajmuje zaledwie kilka sekund. Dlatego też układaniem dokumentów powinna zajmować się określona osoba. Taka osoba powinna zapanować nad porządkiem. Ważna jest usystematyzowana praca, dokładna. Nie można działać chaotycznie.

Share on FacebookShare on Google+Tweet about this on TwitterShare on LinkedIn

Usuwanie kopii

Czasami okazuje się, że kopia dokumentu zrobiona jakiś czas temu nie jest nam już potrzebna. Określona sprawa, której dokument był potwierdzeniem wyjaśniła się, została rozwiązana czy też przedawniła się. W takich sytuacjach możemy pozwolić sobie na zniszczenie dokumentów. Musimy jednak pamiętać o tym, by dokumentów, na których widnieją ważne dane – nasz adres, imię, nazwisko, czasami bardzo dokładne informacje dotyczące naszego życia, nie wyrzucać do śmietnika. Konieczne jest zniszczenie ich, porwanie czy skasowanie w niszczarce na dokumenty. I nie jest ważne czy jest to oryginał czy też kopia dokumentu. Zazwyczaj skanowanie dokumentów Katowice trwa kilka chwil. Dlatego też często robimy kopie ważnych dla nas dokumentów. Raz na jakiś czas powinniśmy robić porządek w swoich papierach, komputerach. Czasami można usunąć kopie dokumentów. Niektórzy ludzie takie kopie przechowują przez wiele lat. Czasami jest to konieczność, jednak czasami jest to zbyteczne. Dokumenty tracą ważność, stają się niepotrzebne.

Share on FacebookShare on Google+Tweet about this on TwitterShare on LinkedIn

Wydawanie zaświadczeń

Sekretariaty zajmują się segregacją, przechowywaniem i wydawaniem dokumentów. Jest to dosyć odpowiedzialne zajęcie. To właśnie biura, w których pracują panie sekretarki, asystentki, pracownicy biurowi dbają o porządek w dokumentach firmy. A przecież takich dokumentów jest mnóstwo. Każdego dnia do sekretariatu firmy wpływa korespondencja, ważne faktury, zaświadczenia, rachunki. Wszystkie te papiery trzeba uporządkować, zrewidencjonować, przekazać do odpowiednich jednostek. Czasami konieczne jest przekazanie oryginału dokumentu. W takich przypadkach w sekretariacie odbywa się skanowanie dokumentów Katowice. W biurze musi bowiem pozostać kopia takich dokumentów. Czasami jest to strategia bezpieczeństwa, zachowawczy sposób przechowywania akt. Nie wszystkie bowiem dokumenty są bardzo ważne, nie wszystkie się rozlicza. Niektóre z nich służą tylko poinformowaniu o wszelakich sprawach czy postanowieniach. Mimo to pracownicy wykonują kopię – by mieć potwierdzenie, że taki dokument wpłynął do biura, ze faktycznie istnieje.

Share on FacebookShare on Google+Tweet about this on TwitterShare on LinkedIn

Wygląd dokumentów

Każdy dokument wygląda w określony sposób. Muszą znaleźć się na nim odpowiednie informacje. Czasami dokumenty są niewielkie, małego formatu. Na papierze zapisanych jest zaledwie kilka linijek. Każdy dokument powinien być podpisany, powinna znajdować się na nim pieczątka i podpis osoby wydającej zaświadczenie. Oczywiście są i dokumenty takie jak paragony. Tam nie ma podpisu, nie ma pieczątek. Różne dokumenty muszą być przechowywane. Zazwyczaj robimy to za pomocą segregatorów. Musimy znaleźć czy też wypracować swój własny system przechowywania ważnych dla nas zaświadczeń, umów, faktur, blankietów. Czasami konieczne jest skanowanie dokumentów Katowice. Nie wystarcza nam to, że mamy oryginał. Jeżeli mamy również i kopię dokumenty, na przykład zapisaną na naszym komputerze w postaci cyfrowej wówczas czujemy się bezpieczniejsi. Wiemy, ze w przypadku zaginięcia czy zniszczenia oryginału mamy jeszcze jego kopię. W niektórych biurach kopiuje się większość dokumentów wpływających do firmy. Robi się to dla bezpieczeństwa.

Share on FacebookShare on Google+Tweet about this on TwitterShare on LinkedIn